Quand on parle de domiciliation d’entreprises, il faut toujours avoir en tête les différentes formalités qu’un entrepreneur doit effectuer afin de mener à bien cette étape obligatoire de la création d’entreprises. La domiciliation consiste à attribuer une adresse administrative et juridique à une entreprise donnée, permettant à cette dernière de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés.
Pour le processus de la domiciliation proprement dite, il va dépendre de la solution choisie par l’entrepreneur, puisqu’il existe plusieurs alternatives possibles permettant de réaliser cette démarche. Parmi elles, on peut trouver la domiciliation commerciale, une solution très prisée actuellement, grâce notamment aux nombreux avantages qu’elle peut offrir. Suivez cet article afin de tout savoir sur les différents points majeurs concernant ce type de domiciliation.
La notion de domiciliation commerciale
Le principe de la domiciliation commerciale
Il faut au préalable donner une définition à la domiciliation en général. Il s’agit donc d’une obligation juridique que tout créateur d’entreprises doit effectuer lors du processus de constitution. Le but principal de cette formalité est de trouver une adresse professionnelle à l’entreprise à former, un lieu qui va correspondre à son adresse de siège social. Précisons que ce sera à cet endroit que se situera la direction effective de la société. L’administration se servira donc de cette adresse pour envoyer tous les courriers administratifs, juridiques et fiscaux, touchant de près ou de loin au fonctionnement et à l’organisation de la société.
La domiciliation commerciale quant à elle, répond au même principe que la domiciliation classique, mais dans ce cas précis, l’entrepreneur passera par l’intermédiaire des services d’une société spécialisée dans ce domaine pour domicilier son entreprise. Cependant, proposer ce genre de service n’est pas donné à n’importe quelle entité. En effet, l’entreprise concernée doit respecter quelques conditions et obligations, notamment devant la loi, mais également à l’égard des utilisateurs.
Les obligations découlant de la domiciliation commerciale
D’un côté comme de l’autre, c’est-à-dire du côté de la société de domiciliation (le domiciliataire) et de celui de l’entreprise domiciliée, il est nécessaire de se soumettre au respect de certaines obligations.
Les obligations du domiciliataire
Avant tout, la première condition à respecter est celle liée à l’autorisation de fournir ce type de service. En effet, il est nécessaire pour le domiciliataire de posséder un agrément délivré par les autorités préfectorales compétentes et d’être immatriculé au RCS. Ensuite, il sera dans l’obligation de dresser une liste de tous ses domiciliés, avec l’identité des différents dirigeants et des représentants légaux. Cette liste servira à informer le greffe du tribunal compétent. Sur ce point, il sera également nécessaire de notifier ce dernier pour tout changement de situation de l’un de ses domiciliés (résiliation contractuelle, ou bien échéance) ou dans le cas d’un désintéressement par rapport à la prise des courriers (pendant une durée de trois mois).
En outre, la mise à disposition de locaux appropriés, répondants aux attentes et aux besoins du domicilié (des locaux qui assurent sa confidentialité et pourront servir à la tenue des réunions régulières) devra être une priorité pour la société de domiciliation. Enfin, vis-à-vis de l’administration fiscale ainsi qu’à l’égard des organismes sociaux responsables du recouvrement social, le domiciliataire doit aussi fournir une liste de ses domiciliés, et cela chaque trimestre.
Les obligations du domicilié
Quant à l’entreprise domiciliée, elle doit s’engager à utiliser les locaux pour l’usage auquel ils sont destinés (en tant que siège social ou bien comme succursale ou agence). Ensuite, elle doit notifier la société de domiciliation pour tout changement qui pourra intervenir sur son fonctionnement (statut juridique, changement d’adresse personnelle… etc.), sur son organisation ou sur l’exploitation de son activité professionnelle. Enfin, elle est dans l’obligation de déclarer le contrat de domiciliation au RCS, tout en mentionnant le nom de son domiciliataire ainsi que son numéro d’immatriculation.
L’intérêt de choisir la domiciliation commerciale
Les services d’une société de domiciliation sont les plus sollicités actuellement parmi les nombreuses autres solutions. L’intérêt ici réside dans le fait que ce type de domiciliation sera une alternative très avantageuse et très rentable, et ce sur divers points.
Une adresse de prestige facilement obtenue
La majorité des sociétés proposant une domiciliation juridique et commerciale possèdent des centres d’affaires situés dans des quartiers hautement influents économiquement parlant. Ceci constitue un avantage certain vis-à-vis des clients et des fournisseurs. En effet, cela donnera une image forte à l’entreprise domiciliée, et fera monter par conséquent sa crédibilité ainsi que sa notoriété à l’égard des tiers.
Des tarifs défiants toute concurrence
C’est sans doute la principale raison qui attire les entreprises concernant la domiciliation commerciale. Effectivement, les sociétés de domiciliation proposent des services très intéressants, des adresses prestigieuses, et le tout à un prix vraiment abordable. Évidemment, les tarifs vont varier d’une société à une autre, mais resteront néanmoins accessibles par tout un chacun. De plus, on constate une grande flexibilité sur différentes modalités concernant la domiciliation, notamment sur sa durée. Elle devra être de trois mois au moins, une durée tacitement renouvelable.
Des services annexes selon la convenance du domicilié
Des services optionnels peuvent être proposés par la société de domiciliation, afin de répondre au mieux aux besoins de ses clients. Il s’agit principalement de la mise à disposition de bureaux équipés (pour les réunions, la réception d’une clientèle), d’un service de secrétariat à travers la permanence téléphonique, de la gestion intégrale du courrier, et enfin d’un service d’accompagnement la réalisation de diverses formalités juridico-administratives, telles que les procédures d’immatriculation par exemple.
Par ailleurs, sur le côté pratique, cette solution est également très intéressante, puisqu’elle permet de gagner du temps pour se consacrer qu’aux tâches essentielles sur l’exploitation de l’activité professionnelle.
La simplicité des formalités
Le gros avantage de la domiciliation commerciale réside également dans le fait que toutes les démarches à réaliser peuvent s’effectuer en ligne, d’une manière dématérialisée. Ainsi, le processus de domiciliation sera très fluide et l’adresse de siège social sera obtenue en quelques minutes.
Il suffit de choisir une société de domiciliation proposant des services en ligne, et de se rendre sur leur site officiel. Ensuite, il faudra suivre les instructions qui seront faciles à réaliser. Il faudra procéder comme suit :
- S’inscrire en remplissant un formulaire d’adhésion ;
- Sélectionner une adresse de siège social parmi les nombreuses qui seront proposées ;
- Choisir de souscrire ou non aux services additionnels qui seront mis en avant, en fonction des besoins de l’entrepreneur ;
- Transmettre certaines informations utiles pour établir un contrat de domiciliation entre les deux parties, si un accord est trouvé ;
- Signer le contrat en ligne ;
- Passer à la facturation des services, majoritairement par carte bancaire.
Enfin, une attestation de domiciliation sera délivrée par le domiciliataire, permettant au domicilié d’obtenir par la suite son extrait K-bis après la réalisation des étapes relatives à son immatriculation au niveau du RCS.
